Công nghệ số “chắp cánh” cho ngành kế toán

Công nghệ số “chắp cánh” cho ngành kế toán

322
0
“Hợp đồng số” giúp đơn giản hóa công việc của các nhân viên kế toán

Công nghệ số “chắp cánh” cho ngành kế toán

Cùng với sự phát triển của chuỗi cung ứng trong kỷ nguyên số, ngành kế toán phải đối mặt với một khối lượng công việc nhiều hơn bao giờ hết. Đây chính là lúc họ sẽ hoặc đi theo xu hướng số hoá và phát triển mạnh mẽ, hoặc tiếp tục với công việc mang tính bàn giấy và tự nhấn chìm mình.

Tất nhiên, khi đã nói tới chuyển đổi số mang tầm doanh nghiệp, điều đó cũng có nghĩa là việc chuyển đổi cần phải được thực hiện trong mọi bộ phận. Đặc biệt, trong bộ phận kế toán, sự can thiệp của công nghệ số được coi như điều cần thiết để tối giản các quy trình phức tạp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Và thực tế, với công nghệ số hoá, những khó khăn của ngành kế toán đang được đơn giản hoá tối đa. Ví dụ, trước đây, để một bản hợp đồng có hiệu lực (nghĩa là sau khi được 02 bên ký) thường mất một khoảng thời gian dài thì nay, chữ ký số biến điều đó trở thành hiện thực gần như ngay lập tức. Các đặc điểm ưu việt của chữ ký số cũng góp phần loại bỏ mọi tranh chấp truyền thống mà ngành kế toán thường gặp phải.

Chuỗi cung ứng số với sự hỗ trợ của công nghệ điện toán đám mây và công nghệ nhận diện bằng sóng radio và GPS cho phép cả bên A và bên B theo dõi sự di chuyển của các sản phẩm. Ví điện tử thì mang lại cho họ khả năng thanh toán ngay tại bàn làm việc.

Đáng nói hơn nữa, khi đã tham gia sân chơi kỹ thuật số, không doanh nghiệp nào muốn hình ảnh của mình bị làm xấu trên mạng. Do đó, chắc chắn họ sẽ thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng.

Chuyển đổi công nghệ số cũng đồng nghĩa với việc các tài liệu, văn bản, hợp đồng sẽ được lưu trữ hoàn toàn ở dạng tệp dữ liệu số. Việc này giúp tiết kiệm thời gian sắp xếp, quản lý và tìm kiếm khi cần thiết. Chi phí in ấn được bỏ qua, chi phí quản lý cũng được giảm tới mức tối thiểu, nếu không nói là có thể giảm trừ toàn bộ.

“Hợp đồng số” giúp đơn giản hóa công việc của các nhân viên kế toán
“Hợp đồng số” giúp đơn giản hóa công việc của các nhân viên kế toán

Điện toán đám mây cũng đang mang lại những lợi ích đáng kể. Nếu như trong quá khứ, một nhân viên kế toán chỉ có thể soạn hoặc chỉnh sửa những văn bản hợp đồng tại máy tính thì nay, anh ta hoàn toàn có thể truy cập các văn bản đó từ xa và thực hiện các thao tác này, cũng như trao quyền chỉnh sửa cho một số người khác.

Có thể hình dung đơn giản như sau, bạn là nhân viên kế toán và phải soạn hợp đồng trong khi bạn sắp phải đi châu Âu. Ngày trước, những gì bạn phải làm là huỷ chuyến bay (nếu hợp đồng quá lớn) hoặc vẫn bay và khi xuống tới mặt đất thì vội vã kết nối mạng và thực hiện việc soạn thảo, rồi gửi sếp và chờ đợi chỉnh sửa. Sau khi sếp đã chỉnh sửa, bạn mới có thể có được một bản hợp đồng hoàn chỉnh để gửi cho đối tác.

Còn hiện tại, tất cả những gì bạn cần làm là gọi một chiếc Uber, ngồi ghế sau của chiếc Audi A8, bật thiết bị cầm tay và soạn thảo văn bản trực tuyến, sau đó chia sẻ quyền truy cập và chỉnh sửa văn bản đó với sếp của bạn. Thời gian để soạn thảo văn bản có lẽ cũng sẽ được rút ngắn xuống vừa bằng khoảng thời gian bạn ra sân bay. Xuống xe, bạn nhấn nút “send” và chờ đợi đối tác thực hiện ký bằng chữ ký số.

Lên máy bay, bạn ngủ hoặc đọc sách, hay xem phim hoặc không làm gì ngoài thưởng thức những ly champagne để tự chúc mừng mình vì đã hoàn thiện được công việc tưởng chừng rất rắc rối trong một khoảng thời gian không thể ngắn hơn. Và tới khi bạn xuống máy bay, điện thoại của bạn thông báo tiền đã về tài khoản của công ty.

Như thế mới thấy, công việc của nhân viên kế toán trong kỷ nguyên số bận rộn đã nhẹ nhàng và thuận tiện hơn rất nhiều nhờ những ứng dụng thông minh mà công nghệ số tạo ra.